Все больше юридических лиц обращают в последнее время внимание на топливные карты. Этот вариант оплаты горючего позволяет снизить расход топлива, наладить эффективный контроль над бюджетными средствами, а также упростить документацию. Главное – правильно организовать учет.

Удобен ли журнал выдачи

Журнал выдачи – это наиболее простой способ контролировать топливные карты «Роснефть» для юридических лиц. Строгой формы документа не существует – компании самостоятельно определяют, какая именно информация будет вноситься в реестр. В обязательном порядке должны присутствовать такие графы:

  • номер;
  • дата выдачи платежного инструмента;
  • его наименование;
  • сведения о сотруднике, который выдал карту;
  • данные сотрудника, который ее принял;
  • дата возврата.

При желании документ дополняют и другими графами, чтобы повысить информативность. В него можно вносить марку и государственный номер автомобиля, марку топлива, установленный лимит на горючее и другие сведения. Обойтись без такого журнала, даже если в компании все автоматизировано, очень сложно, поэтому многие по-прежнему практикуют и такой удобный метод учета.

Тонкости учета в 1С

Не менее удобно вести комплексный учет топливных карт на бензин в программе 1С. Для этого создают отдельный документ «Поступление товаров и услуг» в меню «Покупки и продажи». В системе указывают перечень сведений:

  • номер документации, известный от поставщика (Акт №…);
  • «Расчеты»;
  • «Договор» – информация о соглашении, заключенном с контрагентом;
  • в разделе «От» указывают дату;
  • «контрагент» – сведения о поставщике услуги.

В табличной части файла ответственное лицо самостоятельно заполняет строки «Номенклатура». При желании в подразделе «Содержание услуги» детально описывают условия предоставления топливных карт. Дальнейший учет ведется в режиме реального времени непосредственно в документе.

Оперирование программой 1С не исключает наличия журнала учета, который всегда под рукой и фиксирует все передвижения платежных инструментов. Главное – наладить систему учета на начальном этапе и обучить сотрудников действовать по инструкции. В этом случае переход на безналичный способ оплаты горючего оправдает себя и принесет ожидаемый результат в виде экономии на бензине и дизельном топливе.