Государственные учреждения вправе самостоятельно выбирать способ приобретения топлива. Бензин можно покупать за наличные средства или заправлять служебный транспорт по топливным карточкам.

Особенности проводки при безналичном расчете

Покупка топлива с использованием карт отражается в бюджетном учете, при этом берется во внимание переход права собственности на нефтепродукты после заправки автомобиля. Этот момент прописывается в договоре на изготовление платежных средств.

В целях контроля расхода топлива и сохранности самих карт на бензин их выдают водителям под роспись, фиксируя реквизиты, дату выдачи и ФИО владельца в ведомости или в журнале приема-выдачи.

В бухгалтерском учете госучреждений покупка средств безналичной оплаты отражается на забалансовом счете 03. Если карта была предоставлена за плату, то ее стоимость указывается в документе. Если средство передано безвозмездно, необходима условная оценка, например 1 руб.

При расчете с поставщиком учреждение должно оформить заявку на кассовый расход. В ней указывают стоимость изготовления топливных карт, а также сумму, указанную в договоре на доставку дизельного топлива и других видов нефтепродуктов.

После заправки на АЗС водителю выдается чек с указанием наименования и объема отпущенного топлива, времени и даты его получения. Кассовый документ прикладывают к путевому листу того автомобиля, для которого предназначен бензин.

Пример учета для государственных учреждений

Допустим, учебное заведение приобрело топливную карту за 1000 руб с месячным лимитом 100 л. В течение месяца из выделенного объема было израсходовано только 90 л, что подтверждено чеками с АЗС. Расчет с поставщиком был произведен в конце того же месяца. На момент перечисления средств стоимость бензина составляла 39 руб/л.

В бюджетном учете бухгалтер отражает следующие операции:

  • дебет 4 106 34 340 – затраты на приобретение карты в сумме 1000 руб;
  • дебет 4 302 26 830 – перечисление средств поставщику в оплату карты в сумме 1000 руб;
  • дебет 03 – принятие платежного средства к учету, отражение на материально ответственном лице, сумма 1000 руб;
  • дебет 03 – передача карты водителю, сумма 1000 руб;
  • дебет 4 106 34 340 – отражение стоимости купленного топлива, сумма 3510 руб (39х90);
  • дебет 4302 34 830 – перечисление денежных средств на карт-счет с лицевого счета для оплаты бензина, сумма 3510 руб;
  • дебет 4 105 33 340 – отражение стоимости топлива в материальных запасах, сумма 3510 руб;
  • дебет 4 109 60 272– списание стоимости израсходованного бензина по путевым листам, сумма 3510 руб.

В компании «РусПетрол» вы можете заказать топливные карты для государственного учреждения с рублевым или литровым лимитом. Платежные средства принимают АЗС многих брендов, в том числе региональные поставщики. Для получения подробной информации обратитесь к нашим специалистам.