В течение последних пяти лет наблюдается массовый переход компаний на топливные карты. Такой ажиотаж вызван прежде всего стремлением руководства получать достоверную информацию о затратах сотрудников на приобретение горючего. Сегодня мы расскажем о том, как правильно отразить расходы на закупку нефтепродуктов в бухучете.

В соответствии с приказом МФ России № 49, изданным 13.06.1995 г., топливные карты не относят к денежным документам, так как они:

  • не подтверждают право на получение услуги/продукции на конкретную сумму;
  • не содержат информации о безусловном праве на покупку товара на номинал ТК (здесь и дальше —  топливная карта);
  • дают право на частичное использование, что лишь подтверждает, что их нельзя воспринимать как денежный документ.

Что подразумевается под отсутствием безусловного права на покупку (получение) бензина или солярки? Издатель топливной карты может ее заблокировать, например, если на нее не поступили средства —  в результате ее обладатель не сможет заправиться. Еще один нюанс: у ТК отсутствует номинал, фактически она служит альтернативой топливным талонам, в свое время распространенным еще в СССР.

Расходы на приобретение ТК разумнее учесть как:

  • дополнительные затраты при приобретении горючего, иными словами, учесть в средствах, предназначенных на приобретение топлива;
  • затраты на эксплуатацию служебного автотранспорта (согласно ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, нет оснований, чтобы учитывать операции по приобретению ТК по счетам 71 и 50. Не подходит под них и счет 10, так как топливные карты нельзя отнести к сырью для изготовления продукции, их нельзя продать или применить для реализации управленческих функций коммерческого объекта.

Особенности учета топливных карт

Если речь идет о многоразовых ТК, например, о топливных картах ТНК для юридических лиц, их лучше отнести к затратам на ведение обычной деятельности, применив пятый пункт ПБУ 10/99 .

Важно учесть некоторые нюансы:

  • следует указывать номер ТК;
  • личные данные держателя с его подписью;
  • данные автотранспорта —  в том числе марку, модель, государственный номер;
  • тип нефтепродукта;
  • лимит заправки.

Использование топливных карт позволяет избежать злоупотреблений, свести к минимуму вероятность заправки личного транспорта, а также повысить точность учета расхода бензина или солярки. В ближайшем будущем, скорее всего, большинство компаний откажется от выдачи наличных водителям автомобилей, что позволит им сэкономить значительные средства на приобретении топлива.