Цель, с которой оформляется такой акт, - формализовать процесс передачи клиенту топливных карт после из программирования. В случае, если договором предусмотрен возврат залоговой карты,  аналогичным образом оформляется акт возврата.

Разработка и заполнение бланка

В настоящий момент на государственном уровне не приняты какие-то общие нормы и правила, по которым должны оформляться акты приема-передачи топливных карт. Формируя бланк такого документа, его разработчики исходят, прежде всего, из логики и практики оформления другой, похожей документации.

Как правило, поставщики, реализующие топливные карты Роснефть, ТНК либо другие, размещают бланки акта приема-передачи карт на своих сайтах. Любой клиент, являющийся юридическим лицом, может скачать для себя образец этого документа. 

В разных компаниях такие бланки могут иметь незначительные отличия, но в основном все поля совпадают. Практически во всех случаях от клиента требуется указать:

  • число, месяц и год заполнения бланка;
  • наименование организации  или ее номер;
  • фамилию, инициалы и должность лица, заполнившего акт;
  • номер доверенности либо иного правового документа, на основании которого представитель организации может получить топливные карты;
  • количество заказанных карт;
  • фамилии водителей, за которыми будут закреплены выпускаемые карты, а также номера их автомобилей;
  • информацию о представителе банка;
  • вид выпускаемых топливных карт.

Как правило, готовые топливные карты передаются лично в руки руководителю заказавшей  их организации. В этом момент подписывается акт приемки-передачи карт.

Журнал выдачи топливных карт сотрудникам 

Приказ (распоряжение) о закреплении топливных карт за конкретными сотрудниками составляется в произвольной форме. Для удобства контроля и простоты учета рекомендуется завести специальный журнал, в котором фиксировать факты выдачи топливных карт водителям и их возврат.

Журнал содержит стандартную для документов подобного рода информацию:

  • фамилию шофера;
  • марку и государственный номер автомобиля;
  • вид и марку заправляемого топлива;
  • номер карты;
  • дату ее выдачи;
  • дату возврата;
  • подпись водителя.

Компания РусПетрол реализует топливные карты юридическим лицам и осуществляет информационную поддержку своих клиентов. Сотрудники компании дадут развернутые ответы на все интересующие вас вопросы.