Цель, с которой оформляется такой акт, - формализовать процесс передачи клиенту топливных карт после из программирования. В случае, если договором предусмотрен возврат залоговой карты, аналогичным образом оформляется акт возврата.
Разработка и заполнение бланка
В настоящий момент на государственном уровне не приняты какие-то общие нормы и правила, по которым должны оформляться акты приема-передачи топливных карт. Формируя бланк такого документа, его разработчики исходят, прежде всего, из логики и практики оформления другой, похожей документации.
Как правило, поставщики, реализующие топливные карты Роснефть, ТНК либо другие, размещают бланки акта приема-передачи карт на своих сайтах. Любой клиент, являющийся юридическим лицом, может скачать для себя образец этого документа.
В разных компаниях такие бланки могут иметь незначительные отличия, но в основном все поля совпадают. Практически во всех случаях от клиента требуется указать:
- число, месяц и год заполнения бланка;
- наименование организации или ее номер;
- фамилию, инициалы и должность лица, заполнившего акт;
- номер доверенности либо иного правового документа, на основании которого представитель организации может получить топливные карты;
- количество заказанных карт;
- фамилии водителей, за которыми будут закреплены выпускаемые карты, а также номера их автомобилей;
- информацию о представителе банка;
- вид выпускаемых топливных карт.
Как правило, готовые топливные карты передаются лично в руки руководителю заказавшей их организации. В этом момент подписывается акт приемки-передачи карт.
Журнал выдачи топливных карт сотрудникам
Приказ (распоряжение) о закреплении топливных карт за конкретными сотрудниками составляется в произвольной форме. Для удобства контроля и простоты учета рекомендуется завести специальный журнал, в котором фиксировать факты выдачи топливных карт водителям и их возврат.
Журнал содержит стандартную для документов подобного рода информацию:
- фамилию шофера;
- марку и государственный номер автомобиля;
- вид и марку заправляемого топлива;
- номер карты;
- дату ее выдачи;
- дату возврата;
- подпись водителя.
Компания РусПетрол реализует топливные карты юридическим лицам и осуществляет информационную поддержку своих клиентов. Сотрудники компании дадут развернутые ответы на все интересующие вас вопросы.