Желание оформить топливную карту обычно вызвано стремлением уменьшить затраты на приобретение бензина или солярки. Юридическим лицам такое решение позволяет упростить документооборот, а также избежать махинаций персонала. Сегодня мы обсудим основные этапы оформления топливных карт.
Поэтапное руководство
Процесс оформления карты на топливо состоит из следующих этапов.
- Выбора компании эмитента, это могут быть топливные карты BP, «Роснефти» или иного бренда. Обратите внимание на условия — есть ли ограничения по выбору АЗС, какую скидку готова предоставить нефтяная компания, осуществляется ли круглосуточная поддержка пользователей. Так, ТК Лукойл принимают только на фирменных заправках, а это может вызвать определенные неудобства при перевозках на дальние расстояния.
- Ознакомление с договором. Для юридических лиц стоит уточнить возможность получения топлива в рассрочку, сроки оплаты и иные нюансы. Некоторые компании-эмитенты требуют, чтобы на балансе был «несгораемый» остаток, сумму, которую нельзя использовать. Уточнять такие моменты надо еще до подписания соглашения. Лучше всего не подписывать договор сразу, а попросить документ для подробного изучения. Обратите внимание на величину скидок, бонусную систему и другие нюансы, которые для вас важны.
- Предоставьте менеджеру компании-эмитента сведения, которые необходимы для оформления договора.
- Завершающие этапы — подписание соглашения и получение топливной карты. Если клиент — юридическое лицо, ему помимо копии договора выдадут комплект топливных карт и доступ в личный кабинет.
После получения магнитного носителя необходимо настроить опции его использования: установить лимиты по времени и количеству заправки, при необходимости — ограничить регион приема ТК. Учтите, что топливо по топливным картам предоставляется после введения PIN-кода. Эта защитная мера выручит в случае кражи. Если карту украли, ее целесообразно заблокировать. Также рекомендуется не хранить в одном месте ТК и код доступа к ней.
В личном кабинете можно отследить дату и время заправки, получить отчетную документацию. Если топливная карта оформлена на юридическое лицо, право блокировки и ознакомления с подробной информацией предоставляется только уполномоченной особе — простые водители могут лишь узнать остаток и иные сведения, которые им нужны для работы.